Инструкция по заполнению трудовой книжки в 2020 году

Каждый сотрудник, который работает на своем рабочем месте более пяти дней, должен быть обеспечен трудовой книжкой, заполненной в соответствии со всеми правилами. Такое право имеют и постоянные, и сезонные, и временные, и даже внештатные работники.

Единственным исключением бывают только те сотрудники, с которыми заранее был заключен гражданско-правовой договор. Сотрудникам такого типа не следует ничего вписывать в трудовую книгу, поскольку в соответствии с расположениями Трудового кодекса РФ этого не требуется.

В том случае, если новый работник ранее нигде официально не работал, в связи с чем не успел обзавестись трудовой книжкой, необходимо на протяжении недели после его принятия на работу оформить пустой бланк в присутствии этого сотрудника.

А бывает и так, что при трудоустройстве новый сотрудник приносит в отдел кадров не одну, а несколько трудовых книжек. Не стоит теряться в данном случае. Достаточно всего лишь внести данные о трудоустройстве в любую из принесенных сотрудником книг и спрятать ее в сейф вместе с остальными, поскольку они могут понадобиться при проведении подсчета трудового стажа.

Заполнение трудовых книжек: инструкция 2020 года

Правила, в соответствии с которыми заполняются трудовые книжки, необходимо соблюдать всегда. Независимо от того, какие данные вносятся в трудовую книжку, следует придерживаться таких правил:

• все данные обязательно должны быть введены на русском языке. В случае если работодатель ведет свою деятельность в одной из республик страны, на территории которой закреплен еще один государственный язык, вносимая запись также могут быть продублированы на нем;
• инструкция по ведению трудовых книжек гласит, что вносить в нее данные можно только ручкой, пишущей фиолетовым, синим либо черным цветом. Одновременно с этим она должна быть шарикового, перьевого либо гелевого типа;
• нельзя сокращать информацию, вносимую в трудовую книгу. Также там должны быть только арабские цифры, и дата в формате ДД.ММ.ГГГГ. Весьма примечательно, что даже такого сокращения, как «г.» (год), быть не должно;
• поскольку, начиная с 2015 года, организации получили право не иметь круглой печати, с сентября 2016 года при заполнении трудовых книжек в них может не ставиться круглая печать.

Внимание! Вне зависимости от этого правила, даты все равно достаточно часто указываются в формате букв и цифр. Причиной этому является особенность типографической печати бланков, в котором год указывается сокращенно, а место, куда должно быть внесено число, выделяется кавычками. Ну а поскольку подобное противоречие не регулируется на законодательном уровне, работодатель не несет никакой ответственности за заполнение трудовых книжек по такой форме.

Но не стоит забывать, что каждая запись в трудовой книжке должна быть пронумерована сквозным типом, кроме тех, нумерация которых не предусмотрена установленными правилами.

Внимание! Правила по заполнению трудовых книжек в 2016 году распространяются и на заполнение вкладыша для этой самой книжки.

Информация о работнике

Чаще всего человек, в полномочия которого входит внесение записей в трудовую книжку, не должен вписывать туда данные о ее владельце. А все потому, что информация такого рода указывается на титульном листе трудовых книжек. Кстати, она в обязательном порядке должна совпадать с содержанием документов, удостоверяющих личность. В информацию о собственнике трудовых книжек входит:

• Ф. И. О.;
• точная дата рождения;
• информация об образовании (из аттестата либо диплома);
• специальность, записанная в именительном падеже.

Читайте также: Минимальный размер уставного капитала ООО

Если с сотрудником заключается трудовой договор, необходимо проверить, правильно ли заполнены его личные данные, а также присутствует ли в трудовой книжке:

• подпись ее собственника, удостоверяющая собой подлинность сведений о человеке;
• подпись лица, заполнявшего трудовую книжку, вместе с полной расшифровкой;
• дата заполнения трудовой книги, которая не превышает пять дней с момента поступления сотрудника на работу;
• печать организации, если таковая имеется.

Заполнить титульный лист книжки либо вкладыш в нее необходимо только в случае заведения новой трудовой книжки или в случае утери старой, то есть в качестве ее дубликата.

Если в процессе работы у сотрудника изменяются личные данные, например, фамилия в случае замужества либо развода, исправления в трудовой книжке являются обязательными. В таком случае старую фамилию необходимо зачеркнуть одной чертой, а сверху написать новую. Реквизиты документа, который подтверждает данные изменения, вносятся на обложку трудовой книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью заполняющего лица, а также печатью работодателя.

Информация о работодателе

Инструкция по заполнению гласит, что информация об организации, принимающей на работу собственника трудовой книжки, должна быть внесена перед основными записями о работе сотрудника. В данном случае не нужно присваивать порядковый номер. А наименование организации должно быть указано и в полной, и в сокращенной форме.

Роструд недавно издал письма, в соответствии с которыми, если на оттиске печати присутствует, и краткое, и полное название организации, их можно не прописывать в отдельной строке. Однако не следует забывать, что данное письмо носит исключительно рекомендательный характер.

А вот если работодатель принимает решение изменить свое название либо провести реорганизацию, данный факт обязательно должен быть внесен во все трудовые книги нанятых сотрудников. Но в таком случае необходимо, чтобы записи об увольнении сотрудника со старого предприятия, равно как и принятие его на новое, полностью соответствовали друг другу.

Запись в трудовую книжку

В трудовых книжках должны содержаться данные о наиболее важных событиях за время трудовой деятельности сотрудника, которые предусмотрены правилами, а также инструкцией по заполнению ТК. К самым распространенным принято относить:

• прием на новое место работы;
• военная служба;
• какие-либо изменения в ведении сотрудником его трудовой деятельности;
• взыскания;
• награждения;
• увольнение;
• восстановление на занимаемой должности;
• отмена судебного решения, относительно восстановления;
• период, который не включается в общий трудовой стаж.

Запись о приеме на работу в трудовой книжке

Информация, относительно приема на работу вносится непосредственно в трудовую книжку, основываясь на письменном приказе самого работодателя. В данной записи должно указываться название организации и структурного подразделения, в которое сотрудник поступил на работу, а также должность. Не стоит забывать и о реквизитах самого приказа работодателя.

Внимание! Во время внесения информации относительно приема на работу руководителя основанием для этого может быть либо приказ, либо какой-то другой документ, свидетельствующий о его приеме на работу.

В трудовую книгу нет необходимости вносить данные об испытательном сроке, однако в случае приема на работу вахтовым методом данная информация должна быть внесена обязательно.

Важно! Прежде чем вносить запись в трудовую книгу о приеме на работу нового сотрудника, необходимо убедиться в том, что в ней также присутствует информация об увольнении с предыдущего места работы. В том случае, если такая информация внесена не была, существует огромная вероятность того, что человек не прекратил свою деятельность на своем прошлом месте работы. Тогда новый работодатель должен затребовать у предыдущего копию приказа об увольнении сотрудника для того, чтобы соответствующая запись была внесена в трудовую книжку.

Запись о штрафах и поощрениях в трудовую книжку

На протяжении одной недели с того момента, как был оформлен соответствующий приказ, отводится ровно одна неделя на внесение информации о поощрении либо награждении в трудовую книжку. Запись должна полностью соответствовать номеру и дате приказа, а также тексту самого документа.

В такую графу вносятся следующие сведения:

• о получении почетной грамоты;
• о присвоении очередного звания;
• о получении государственной награды;
• о других наградах, предусмотренных коллективным договором, уставом самого работодателя, а также законами Российской Федерации.

Запись об увольнении в трудовой книжке

После того как будет оформлен соответствующий приказ, уполномоченный сотрудник должен вписать в трудовую информацию о том, что сотрудник уволен с должности, которую ранее занимал. Данный текст должен идти в полном соответствии с данными приказа.

Если перед увольнением сотруднику был предоставлен отпуск, днем прекращения его трудовой деятельности принято считать последний день отпуска. Тем не менее трудовая книга и денежный расчет должны быть выданы сотруднику на руки еще до начала отпуска.

Следует отметить, что оформление трудовой книжки полностью основано на целом списке самых разнообразных документов, в которых содержатся подробнейшие инструкции о том, как правильно заполнять, вести, а также хранить эти книжки. Весьма примечательно, что как организация, нанявшая на работу человека, так и он сам обязаны следить за всеми этими правилами и положениями.

Если организация допустит какие-либо ошибки в процессе заполнения трудовой книжки, она может быть привлечена к ответственности. Наказания за такие нарушения бывают самые разные – от простого штрафа до прекращения деятельности организации.

А вот работник, который не заметил какой-то недочет в записях своей трудовой книги, может попросту не подтвердить собственный трудовой стаж.

https://youtu.be/82Mj5R2CHm8