Содержание статьи
Данный вид распоряжения в настоящее время все чаще используется в организациях и на предприятиях. Порядок составления данного документа достаточно прост. Главная задача ответственного лица – выполнить в процессе все требования, предъявляемые к приказу российским трудовым законодательством.
Основные моменты
Иногда случается так, что одному сотруднику, занимающему тот или иной ответственный пост, приходится на определенный период времени покинуть свое рабочее место. Тем не менее, само собой разумеется, что его служебные обязанности не могут остаться невыполненными. Особенно это важно в тех случаях, когда речь идет о ключевых должностях.
В данной ситуации наиболее правильным выходом станет передача обязанностей другому сотруднику, имеющему достаточный уровень квалификации. В то же время руководство, прежде всего, должно решить для себя, в каком именно формате замещение отсутствующего специалиста будет происходить. Есть три варианта, предусмотренных законодательством:
- полноценное исполнение обязанностей убывшего работника с временным освобождением от прежних;
- возложение временных добавочных функций в порядке дополнительной нагрузки;
- приглашение временных специалистов со стороны.
Читайте также: Расчет остаточной стоимость основных средств
Определить, какое из решений окажется наиболее целесообразным, должен руководитель учреждения. В то же время ему необходимо также оценить квалификацию подходящих для замены работников и финансовые возможности, ведь в период, когда обязанности убывшего лица будет выполнять другой работники, ему придется доплачивать разницу в зарплате.
Как подготовить приказ
В целом есть несколько предусмотренных законодательством причин временного отсутствия того или иного сотрудника:
- уважительная (командировка, плановый отпуск и пр.);
- специалист трудится в порядке совместительства;
- возникает ряд дополнительных обязанностей, для исполнения которых отсутствует в штатном расписании рабочая единица.
Как бы там ни было, но во всех вышеназванных ситуациях необходимо применять следующий алгоритм действий, вне зависимости от того, нужно ли заместить главного бухгалтера, кассира или генерального директора:
- начальник подразделения (цеха, отдела и пр.) направляет руководству организации соответствующую информационную записку, в которой подробно сообщает, почему решение о передаче обязанностей им было принято;
- происходит согласование вопроса с дирекцией;
- с подобранного работника берется письменное согласие;
- отдел кадров закрепляет решение приказом о временном исполнении обязанностей.
Во избежание конфликтных ситуаций крайне важно придерживаться вышеприведенного порядка действий. В то же время иногда случается так, что необходим человек для должности, не предусмотренной штатным расписанием. И в этой ситуации пригодится распоряжение о возложении обязанностей. В данном случае в самом документе необходимо указать название нового поста. Затем, в следующем абзаце, сообщается, по какой именно причине принято данное решение. После этого, собственно, следует распорядительная часть.
С документом обязательно необходимо ознакомить под расписку сотрудника в нем упоминаемого. В случае если предполагается доплата, этот факт обязательно должен быть отражен в приказе в отдельном пункте.
Приказ о передаче обязанностей кассира
Тем не менее очень часто бывает так: руководство, невзирая на то, что штатная единица имеется, все же не спешит принимать на постоянную работу человека. В данном случае приказ предполагает возложение обязанностей в порядке совместительства на одного из сотрудников бухгалтерии. Последовательность в указанной ситуации такая:
- работодатель в письменной форме обращается к сотруднику с предложением – взять на себя добавочные функции;
- после получения согласия изложенного на бумаге составляется приказ, где указывается размер дополнительного вознаграждения;
- издается приложение к трудовому договору;
- работника под подписку знакомят с обязанностями (должностной инструкцией);
- он подписывает документ, подтверждающий его материальную ответственность.
Важно отметить – главному бухгалтеру ни в коем случае не следует совмещать свои обязанности с работой кассира. Это напрямую запрещено «Положением о главном бухгалтере».
Читайте также: Как в кредитных организациях ведется план счетов
Замещение сотрудника другим членом коллектива
При необходимости замещения отсутствующего по уважительной причине специалиста его обязанности могут быть возложены на другого. Причем есть два варианта выхода из данной ситуации. В первом случае работника временно переводят на другую должность, при условии сохранения за ним всех имеющихся доплат. При этом разрешается не брать к сведению персональные надбавки. Тем не менее зарплата не должна оказаться в результате меньше, чем на прежнем месте.
Во втором случае обязанности отсутствующего сотрудника передаются в качестве дополнительных. Оплата труда здесь зависит от процента оклада предусмотренного по совмещаемой должности.