Как правильно оформлять первичные документы: советы

Содержание статьи

Любые хозяйственные операции фиксируются путем составления первичных документов. Именно на их основании и осуществляется бухгалтерский учет. В других случаях первичным документом именуют уполномочие, выдаваемое исключительно в письменном виде одним лицом другому, для выполнения определенных действий.

Как правильно оформлять необходимые первичные документы? Об этом мы расскажем далее.

Общие понятия

Бухгалтерские первичные документы всегда оформляются по ходу совершения хозяйственных операций. В них необходимо вносить только достоверные сведения. Составленные бумаги, содержащие искаженную информацию, делают невозможным определение базы налогообложения предприятия, что приводит к конфликтам с ФНС и нередко – к штрафам. Чтобы избежать такого сценария, рекомендуем обращаться в специализированные организации, оказывающие бухгалтерские услуги для бизнеса, например, в компанию Alliance Group по адресу https://alliance-finance.ru .

Оформление проводится непосредственно в момент совершения того или иного действия либо сразу по его окончанию. Все требования к первичным документам приведены в 129-м Федеральном законе (О бухучете), введенном в действие 21 ноября 1996 года.

Еще один важный нормативный акт, касающийся рассматриваемой темы – 105-е Положение, разработанное Министерством финансов СССР в 1983 году. Его нормы, кроме тех, что вступают в противоречие с ранее упомянутым законом, действуют и сейчас.

Существующие формы

К учету допустимо принимать лишь те первичные документы, что были составлены на основе приведенной в соответствующем альбоме унифицированной формы. Последние разрабатываются и вводятся специальными постановлениями Госкомстата. Использовать их обязаны все предприятия России.

Хозяйствующим субъектам разрешено вносить в унифицированные формы дополнительные данные, а вот игнорировать перечень обязательных реквизитов запрещается. Все изменения вводятся в действие отдельным приказом.

Для документов, форма которых отсутствует в альбомах, допустимо разрабатывать свои образцы. И в данной ситуации решение фиксируется в локальном нормативном акте. Чтобы такая бумага получила законную силу, в ней необходимо привести обязательные атрибуты:

название;
дата оформления;
наименование предприятия;
описание проводимой операции;
измерители (как натуральный, так и денежный);
должности ответственных работников;
их подписи.

Помимо обязательных реквизитов, разрешено указывать и дополнительные:

адрес;
номер документа;
основание, делающее необходимым проведение операции.

Требования

Все записи должны легко читаться. Заполнять первичный документ разрешается:

чернилами;
на пишущей машинке;
химическим карандашом;
шариковой ручкой;
с помощью компьютера.

Простой карандаш использовать запрещается.

Все графы для реквизитов следует заполнять. В противном случае там ставится прочерк.

Денежные суммы указывают как цифрами, так и прописью.

Право подписи имеют:

руководитель предприятия;
главбух;
уполномоченные письменным распоряжениями лица.

Возле автографа необходимо обязательно указывать полное имя и инициалы подписанта.

Если это требуется, то приведенные данные подтверждаются оттиском круглой печати хозяйствующего субъекта.

Ответственность за оформление первичных документов, а также за своевременность передачи их в бухгалтерию и точность данных несут исключительно лица, занимающиеся их составлением и ставящие подписи.

При утере документа подготавливается дубликат, имеющий соответствующую отметку.

Как осуществлять проверку

Любой первичный документ, поступивший в бухгалтерию, необходимо обязательно проверить. Прежде всего, сотрудник убеждается, что бумага составлена правильно, все реквизиты заполнены, подписи наличествуют, а текст вполне разборчив.

Далее проверяют правильность подсчетов, затем устанавливают:

целесообразность проведенной операции;
законность оснований;
логическое соответствие приведенных отдельных показателей.

Наиболее типичные ошибки

Применение форм, разработанных в компании, но не легитимизованных в специальном приказе руководства. Отсутствие в первичных документах обязательных атрибутов.

Довольно часто также встречается ситуация, когда на предприятии отсутствует утвержденный руководством список лиц, имеющих право заверять рассматриваемые формы.

Нередко допускаются и другие совершенно непростительные ошибки:

неправильно вносятся исправления;
присутствуют подчистки;
помарки;
используется простой карандаш;
вносятся исправления в кассовые документы;
отсутствуют прочерки в незаполненных графах;
обнаруживаются ошибки в арифметических расчетах.

Наличие любой из названных выше ошибок дает основание считать документ сфальсифицированным.

Исправление допущенных ошибок

Не допускаются подчистки, использование корректора или помарки в:

кассовых приходных ордерах;
банковских документах;
прилагаемых к ним квитанциях;
расходных ордерах;
прочих документах их заменяющих.

При допущении ошибки (или обнаружении ее) бумага составляется заново. В то же время испорченный бланк нельзя выбрасывать или уничтожать – его перечеркивают и затем прикладывают к кассовому отчету, подготовленному в день их составления.

В прочие первичные документы исправления вносить разрешается, но только по согласию всех сторон, принимавших участие в подлежащей учету хозяйственной операции. Данный факт дополнительно подтверждается подписями уполномоченных лиц с обязательным указанием даты.

В общих случаях используются следующие правила для документов, составленных от руки:

неверные данные зачеркиваются лишь одной линией, позволяющей прочитать текст;
следует перечеркивать все число даже в ситуации, когда ошибка ограничивается лишь одной цифрой;
поверх неверно указанных сведений пишется правильный текст;
на одном из свободных полей ставится отметка «Исправлено»;
рядом подписываются уполномоченные лица;
при необходимости автографы скрепляются печатью.

Если ошибка допущена в нескольких экземплярах, то исправления вносят в каждый (ни в коем случае не под копирку!).