Списание на предприятии дебиторской задолженности после истечения срока давности

С каждым годом государство все более требовательно относится к оформлению бухгалтерских документов. В основном главная его задача – добиться максимальной достоверности приводимых в них данных.

По этой причине немаловажное значение также имеет и порядок, на основании которого организуется списание имеющейся дебиторской задолженности с полностью истекшим исковым сроком давности.

Руководитель предприятия и бухгалтеры для соблюдения требований закона обязаны:

• своевременно списывать любую безнадежную задолженность, и в том числе дебиторскую, со счета;
• отображать ее наличие в отчетах, направляемых в налоговые органы;
• вести активную работу с должниками;
• контролировать сроки погашения и принимать необходимые меры для недопущения просрочки.

Исковая давность

Прежде всего, необходимо указать, что неоправданное списание задолженности категорически запрещено. В НК РФ четко прописано – основание, позволяющее провести эту процедуру, только одно. Имеется в виду истечениесрока давности, на протяжении которого иск может быть подан. Такой подход обусловлен тем, что спустя длительное время крайне трудно установить все обстоятельства дела, что сильно мешает выяснению степени обоснованности требований. Помимо того, действующая норма должна простимулировать более активное отстаивание своих прав, что, в свою очередь, способствует в немалой мере усилению дисциплины расчетов.

В целом срок давности в России составляет 3 года.

Исключение вводится только для исков по аннулированию сделок – здесь речь идет о десятилетнем периоде.

Как показывает практика, многие бухгалтеры уверены, что срок давности необходимо отсчитывать с момента образования долга, однако это не что иное, как заблуждение. В ГК РФ указывается, что отсчет следует проводить с того момента, когда заинтересованная сторона выяснила либо же должна была выяснить, что ее права, были нарушены.

Таким образом, если в долговых обязательствах четко указан срок их исполнения, то после его наступления начинается течение исковой давности. В некоторых ситуациях данный период может быть продлен за счет приостановления течения. Как правило, это становится возможным в связи с возникновением чрезвычайных или непреднамеренных обстоятельств (форс-мажор) либо же когда принимается решение о приостановлении действия профильного нормативно правового акта. Здесь учитываются только те причины, которые на протяжении последнего полугодия не давали возможности обратиться в суд.

Читайте также: Что такое дебиторская и кредитная задолженность

Кроме того, прерывается он также, если организация подает иск о взыскании денег в порядке, предусмотренном законодательством, или когда должник признает свой статус. К последним обстоятельствам относят:

• обращение с ходатайством об отсрочке;
• частичное погашение задолженности;
• скрепление подписями акта сверки платежей;
• заявление относительно возможности зачета встречных претензий и пр.

Основания для списания

В процессе организации бухгалтерского учета, дебиторская задолженность должна списываться по отдельности по каждому имеющемуся обязательству, после проведения внеочередной инвентаризации.

Эта процедура проводится немедленно после того, как хотя бы один из долгов оказался просроченным. Кроме того, ежегодно проводиться и общая плановая сверка. В целом она нужна, чтобы подтвердить результативность деятельности хозяйствующего субъекта и сам факт ее наличия. Проведение инвентаризации инициируется изданием специального приказа, форма которого называется – ИНВ-22.

Инвентаризация, в ходе которой проверяется уровень дебиторской задолженности, проводится по процедуре разработанной Министерством финансов и описанной в профильном сборнике методических указаний, утвержденном в 1995 году. После завершения сверки составляется акт по форме ИНВ-17.

Налоговое законодательство РФ требует, чтобы списание производилось также на основании либо акта уполномоченного госоргана, либо же при ликвидации предприятия. Помимо того, фискальное ведомство указало в разъяснительном письме, что в том случае если имеется заключение, составленное судебными приставами, подтверждающее невозможность взыскать долг – оно не должно рассматриваться как основание для списания, так как предприятие имеет право повторно направить исполнительный документ. Это значит, что до того момента пока организация не лишилась возможности совершать вышеописанные действия, попытки возвратить задолженность должны продолжаться.

Часто встречаемые ошибки

Нередко бухгалтеры позволяют себе совершать достаточно серьезные ошибки в ходе списания задолженности. Так они:

• формально относятся к самой процедуре и ненадлежащим образом составляют документы;
• нарушают методические рекомендации;
• допускают уничтожение архивов и часто даже не знают – сколько именно необходимо хранить те или иные формы;
• не принимают никаких мер для того, чтобы своевременно истребовать долги;
• забывают отразить просрочку в отчетах по НДС;

По этим причинам достаточно часто в ходе аудиторских проверок итоги инвентаризаций признаются недействительными. В то же время ненадлежащее оформление документов зачастую приводит к тому, что предприятие не в состоянии доказать наличие реальной задолженности.

Формирование резерва по долгам сомнительного свойства

Указанный резерв позволяет списать просроченный долг. Его создают на предприятии, и процедура регулируется нормативными документами как по бухучету, так и фискальным кодексом.

В категорию сомнительных долгов следует вносить дебиторскую задолженность:

• погашение которой не произошло в ранее определенные сроки;
• при отсутствии гарантии (залога, поручительства и пр.).

Перед формированием резерва требуется провести инвентаризацию всех просроченных задолженностей.

В зависимости от целей (бухучет или налогообложение), расчет резервной суммы производиться по-разному. Тем не менее специалисты рекомендуют пользоваться порядком, описанным в НК РФ, в статье 266. Предварительно это необходимо зафиксировать в учетной политике предприятия.

Объем резерва необходимо довести до половины общей задолженности сомнительного характера, имеющейся на учете в бухгалтерии. В то же время совокупная зарезервированная сумма не может превышать 10 процентов от выручки за текущий налоговый период.

Соответствующая запись производиться в такой форме:

• дебет – на счет 91 (прочие расходы и доходы);
• кредит на 63 (резервы по сомнительной задолженности);

Для удобства составления отчетности по бухгалтерии, отчисления указываются в операционных расходах предприятия. Для налоговой – вносятся в перечень трат внереализационных.

Процедура списания

Прежде всего, необходимо отметить, что при наличии резерва происходит списание не только собственно дебиторской задолженности, по которой завершился срок давности, но и других просрочек нереальных для взыскания.

При отсутствии вышеупомянутого резерва, средства ложатся бременем на финансовые результаты хозяйственной деятельности субъекта. В то же время кредит отмечается по счетам:

• 62;
• 60;

Дебет расписывают по 63 счету и 91. Определенные при инвентаризации суммы вносятся в расходы внереализационного характера. В тех ситуациях, когда объема резерва не хватает для того, чтобы списать задолженность с баланса, остаток приходится переносить на финрезультат организации.

После списания долгов несостоятельных заемщиков, их учитывают по специально для этого предназначенному счету – 007. Там они сохраняются на протяжении 5 лет на случай возникновения возможности взыскания.

Сам по себе факт списания не рассматривается ФНС как достаточное основание для восстановления НДС, ранее принятого к вычету. Если же входящий налог на добавленную стоимость не был принят к возврату на законных основаниях, то его необходимо отнести к категории внереализационных расходов.

Читайте также: Как делается вертикальный анализ баланса

Дебиторская задолженность, возникшая в отношении подотчетных лиц

В некоторых случаях, когда уволенный сотрудник не успевает представить отчет по командировке, также возникает задолженность. В такой ситуации делается дебетовая запись по 71-му счету. Для того чтобы не допустить этого, перед увольнением работнику следует обязательно представить в бухгалтерию обходной лист.

При этом стоит помнить, что обо всех потраченных деньгах служащие должны отчитываться не позднее чем через 3 дня после момента получения сумы на руки.

В то же время, если задолженность возникла по вине служащих бухгалтерии, ее нельзя заносить на 71-й счет. В этой ситуации деньги взыскиваются непосредственно с них.