Как правильно оформлять первичные документы

Для организаций и ИП;

оформлять первичные документы Любые хозяйственные операции фиксируются путем составления первичных документов. Именно на их основании и осуществляется бухгалтерский учет. В других случаях первичным документом именуют уполномочие, выдаваемое исключительно в письменном виде одним лицом другому, для выполнения определенных действий.

Как правильно оформлять необходимые первичные документы? Об этом мы расскажем далее.

Читайте также: Возможна ли уплата налогов за третьих лиц в 2018 году и оформление ее

Общие понятия

Бухгалтерские первичные документы всегда оформляются по ходу совершения хозяйственных операций. В них необходимо вносить только достоверные сведения. Составленные бумаги, содержащие искаженную информацию, делают невозможным определение базы налогообложения предприятия, что приводит к конфликтам с ФНС и нередко – к штрафам.

Оформление проводится непосредственно в момент совершения того или иного действия либо сразу по его окончанию. Все требования к первичным документам приведены в 129-м Федеральном законе (О бухучете), введенном в действие 21 ноября 1996 года.

Еще один важный нормативный акт, касающийся рассматриваемой темы – 105-е Положение, разработанное Министерством финансов СССР в 1983 году. Его нормы, кроме тех, что вступают в противоречие с ранее упомянутым законом, действуют и сейчас.

Существующие формы

Коформлять первичные документы учету допустимо принимать лишь те первичные документы, что были составлены на основе приведенной в соответствующем альбоме унифицированной формы. Последние разрабатываются и вводятся специальными постановлениями Госкомстата.  Использовать их обязаны все предприятия России.

Хозяйствующим субъектам разрешено вносить в унифицированные формы дополнительные данные, а вот игнорировать перечень обязательных реквизитов запрещается. Все изменения вводятся в действие отдельным приказом.

Для документов, форма которых отсутствует в альбомах, допустимо разрабатывать свои образцы. И в данной ситуации решение фиксируется в локальном нормативном акте. Чтобы такая бумага получила законную силу, в ней необходимо привести обязательные атрибуты:

  • название;
  • дата оформления;
  • наименование предприятия;
  • описание проводимой операции;
  • измерители (как натуральный, так и денежный);
  • должности ответственных работников;
  • их подписи.

Помимо обязательных реквизитов, разрешено указывать и дополнительные:

  • адрес;
  • номер документа;
  • основание, делающее необходимым проведение операции.

Требования

Все записи должны легко читаться. Заполнять первичный документ разрешается:

  • чернилами;
  • на пишущей машинке;
  • химическим карандашом;
  • шариковой ручкой;
  • с помощью компьютера.

Простой карандаш использовать запрещается.

Все графы для реквизитов следует заполнять. В противном случае там ставится прочерк.

Денежные суммы указывают как цифрами, так и прописью.

Право подписи имеют:

  • руководитель предприятия;
  • главбух;
  • уполномоченные письменным распоряжениями лица.

Возле автографа необходимо обязательно указывать полное имя и инициалы подписанта.

Если это требуется, то приведенные данные подтверждаются оттиском круглой печати хозяйствующего субъекта.

Ответственность за оформление первичных документов, а также за своевременность передачи их в бухгалтерию и точность данных несут исключительно лица, занимающиеся их составлением и ставящие подписи.

При утере документа подготавливается дубликат, имеющий соответствующую отметку.

Как осуществлять проверку

Любой первичный документ, поступивший в бухгалтерию, необходимо обязательно проверить. Прежде всего, сотрудник убеждается, что бумага составлена правильно, все реквизиты заполнены, подписи наличествуют, а текст вполне разборчив.

Далее проверяют правильность подсчетов, затем устанавливают:

  • целесообразность проведенной операции;
  • законность оснований;
  • логическое соответствие приведенных отдельных показателей.

Наиболее типичные ошибки

Применение форм, разработанных в компании, но не легитимизованных в специальном приказе руководства. Отсутствие в первичных документах обязательных атрибутов.

Довольно часто также встречается ситуация, когда на предприятии отсутствует утвержденный руководством список лиц, имеющих право заверять рассматриваемые формы.

Нередко допускаются и другие совершенно непростительные ошибки:

  • неправильно вносятся исправления;
  • присутствуют подчистки;
  • помарки;
  • используется простой карандаш;
  • вносятся исправления в кассовые документы;
  • отсутствуют прочерки в незаполненных графах;
  • обнаруживаются ошибки в арифметических расчетах.

Наличие любой из названных выше ошибок дает основание считать документ сфальсифицированным.

Исправление допущенных ошибок

Не допускаются подчистки, использование корректора или помарки в:

  • кассовых приходных ордерах;
  • банковских документах;
  • прилагаемых к ним квитанциях;
  • расходных ордерах;
  • прочих документах их заменяющих.

При допущении ошибки (или обнаружении ее) бумага составляется заново. В то же время испорченный бланк нельзя выбрасывать или уничтожать – его перечеркивают и затем прикладывают к кассовому отчету, подготовленному в день их составления.

В прочие первичные документы исправления вносить разрешается, но только по согласию всех сторон, принимавших участие в подлежащей учету хозяйственной операции. Данный факт дополнительно подтверждается подписями уполномоченных лиц с обязательным указанием даты.

В общих случаях используются следующие правила для документов, составленных от руки:

  • неверные данные зачеркиваются лишь одной линией, позволяющей прочитать текст;
  • следует перечеркивать все число даже в ситуации, когда ошибка ограничивается лишь одной цифрой;
  • поверх неверно указанных сведений пишется правильный текст;
  • на одном из свободных полей ставится отметка «Исправлено»;
  • рядом подписываются уполномоченные лица;
  • при необходимости автографы скрепляются печатью.

Если ошибка допущена в нескольких экземплярах, то исправления вносят в каждый (ни в коем случае не под копирку!).


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *