Как заполнить расчетно-платежную ведомость

Любое движение денежных средств, все расходы и траты на предприятии бухгалтер совместно с кассиром обязаны отразить в соответствующих документах. Как вариант, это может быть расчетно-платежная ведомость Т-49, имеющая кодировку 0301009.

Т-49 позволяет одновременно показать расчет и выплату окладов работникам фирмы. Однако экономисты отмечают неудобство составления, ведь в нее входит большое число полей – всего насчитывается 23 строки. О конфиденциальности отчетности тоже не идет речи – каждый расписывающийся за собственную зарплату имеет свободный доступ к окладам коллег, что, как правило, отрицательно влияет на атмосферу в коллективе.

Как работают с расчетно-платежной ведомостью

Расчетно-платежная ведомость формата Т-49 не единственная, существуют также Т-51 и Т-53, но они не применяются, если организация уже использует Т-49. Что касается работников, которым зарплата выдается с помощью начисления денег на пластиковые банковские карты, в отношении них расчетно-платежная ведомость не составляется вовсе.

Заполнять Т-49 имеют право только сотрудники бухгалтерии. Основанием для составления документа являются такие бумаги:

• приказы о приеме на трудовую деятельность и наоборот расторжении трудового соглашения;
• табель учета рабочего времени и графика;
• первичная документация, рассчитывающая трудовое время, зависящее от длительности отпуска, количества оформленных больничных за отчетный период времени;
• распорядительные приказы в отношении дополнительных выплат.

Читайте также: Как составить приказ о наложении дисциплинарного взыскания

После того как бухгалтер вносит основные сведения в титульный лист, таблицу и подтверждает свои действия личной подписью, бланк передается для дальнейшей обработки кассиром. Непосредственно перед выдачей наличных работникам в конце месяца, бумагу подписывает также руководитель фирмы.

Когда деньги розданы, напротив фамилий сотрудников, которые не явились за заработной платой в назначенный срок, проставляется штамп «Депонировано». Далее следует внести информацию в Т-49 относительно предоставленных и депонированных денег, сюда же вносятся реквизиты расходного кассового ордера, реализованного на выданную сумму.

Расчетно-платежная ведомость окончательно проверяется бухгалтером, особенное внимание уделяется расшифровкам кассира, обозначенным в письменном виде. После этого расчетно-платежная ведомость Т-49 отправляется в архивы бумаг, подлежащих хранению в бухгалтерии.

Из чего состоит расчетно-платежная ведомость Т-49

В таблице бухгалтер фиксирует такие сведения:

• Ф. И. О. работника предприятия;
• нумерацию, под которой проходит работник по порядку и в табеле;
• численность рабочих часов, которые сотрудник уже отработал;
• денежная сумма, подлежащая к оплате за труд;
• деньги, которые следует удержать из заработка.

Специалисты обращают внимание, что, заполняя на титульном листе графу «Название предприятия», нужно вводить полное наименование, которое указано в уставных бумагах, сокращения не разрешаются.

В категории «Удержано» показываются суммы по удержаниям из зарплат, состоящих из обязательных и сделанных по заявлениям от работников или по желанию руководства компании. Сюда же входят:

• НДФЛ, если он составляет 13;
• авансовые платежи, сформированные и выданные за половину трудового месяца;
• другие типы удержаний, к примеру, в отношении алиментов, сумм по возвращению долговых обязательств.

Строка 19 определяет сумму, которую работник должен организации. Внизу документа по каждому пункту подводится итоговый результат. Числа, записанные в графе 21, переносятся по умолчанию в строку с названием «Сумма». Подпись работник ставит в поле 23, но только если деньги были ему выплачены.

Начинающих бухгалтеров интересует, как нужно записывать общую сумму к выплате. Ответ налоговиков – можно прописью и цифрами, главное, чтобы почерк был понятным. Расчетно-платежная ведомость обязательно фиксирует сроки, на протяжении которых выплата производится из кассы – до 5 рабочих дней.

Форма Т-49 заполняется строго по образцу в 1 экземпляре, бланк можно скачать на сайте.

Разрешаются ли исправления

Если бланк заполнен с ошибками еще до выплаты окладов работникам, и бухгалтер заметил этот казус, нужно скорее заменить бумагу на новый бланк. Если же часть выплат уже произведена, повернуть время вспять не удастся, однако исправить ошибку еще можно. Аккуратно перечеркните неправильную цифру или слово ручкой и сверху обозначьте правильные данные.

Читайте также: Проверка контрагента на благонадежность

Чтобы исправление было законным и учитывалось при проверке налоговиками, необходимо заверить его подписью бухгалтера и руководителя компании, желательно добавить расшифровку и указать дату сделанных записей. Использование канцелярского штриха в отчетности недопустимо.

Сотрудники налоговой инспекции также рекомендуют отразить бухгалтерскую проводку. Последняя могла бы пояснить суть допущенной ошибки и причину исправления, которую содержит бланк ведомости.