Авансовые счета-фактуры, предоставляемые поставщиками: образец заполнения

Прежде всего, стоит отметить, что авансовые счета-фактуры, получаемые от поставщиков, оформляются не позднее чем через пять дней, с момента получения предоплата со стороны покупателя. Таково требование налоговой службы, подтвержденное соответствующими судебными решениями.

По этой причине не следует откладывать составление данного документа до завершения отчетного периода или же до момента фактической отгрузки товаров, в противном случае компании грозят взыскания.

В каких случаях оформляют авансовый счет-фактуру

Как следует из НК РФ, данный счет является законным основанием для покупателя – предъявить потраченные на плату налога на добавленную стоимость суммы к вычету. Документ выписывается или после собственно реализации товара или же по факту перечисления предоплаты. В обоих случаях порядок оформления одинаков. Форма рассматриваемого счета-фактуры утверждена постановлением российского правительства за номером 1137.

В Налоговом кодексе отмечается, что счет выписывают, как уже ранее сообщалось, на протяжении пяти дней с момента:

• передачи прав на то или иное имущество;
• предоставления оговоренной услуги;
• выполнения затребованных работ;
• перечисления авансового платежа.

Требуется в данном случае внести в форму все обязательные реквизиты. Их перечень приводится в статье 169 Налогового кодекса (пункты 5 и 5.1). Крайне важно без ошибок заполнить пятую строчку бланка – там необходимо точно указать дату составления и порядковый номер.

При условии, что предоплата производилась частями, но на протяжении одного дня, нужно их зафиксировать по отдельности, а не суммировать.

Также, когда выписывается авансовый счет-фактура после осуществления отгрузки товара получателю, в нем необходимо указать номера и другие основные реквизиты всех платежных квитанций, под которыми они прошли учет в бухгалтерии.

Только в одном случае разрешается в пятой графе ставить прочерк. Речь идет о тех ситуациях, когда оплата аванса была осуществлена (как полностью, так и частично) в безденежном порядке (например, векселем и пр.).

Кроме того, нередко хозяйствующий субъект получает авансы при совершении непрерывных поставок. В частности, в эту категорию входят компании, предоставляющие телекоммуникационные услуги, которые всегда оказываются исключительно на условиях предоплаты.

Здесь законодательство не возражает против составления счета-фактуры под конец периода расчета на общую сумму, из которой вычитают фактическую стоимость поставок. Помимо того, в случае если отгрузка произошла на протяжении обозначенного законом периода (пять дней) после получения аванса, счет-фактура оформляется только один раз, непосредственно по завершении поставки. Тем не менее, невзирая на вышеприведенное разъяснение Министерства финансов, в ФНС отметили, что это недопустимо. По мнению фискального ведомства, необходимо составлять два счета-фактуры даже в ситуации, когда товар был отправлен на протяжении указанного выше срока.

Как свидетельствует практика, плательщикам налогов безопаснее всего придерживаться рекомендаций ФНС – это позволит в будущем избежать многих хлопот, в том числе судебных разбирательств.

Правила оформления

Согласно статье 168 НК РФ (пункт 3), когда сумма авансового платежа была получена, продавец оформляет на протяжении пятидневного срока счет-фактуру и отправляет ее покупателю.

Последний, имея на руках этот документ, получает право на налоговый вычет, который производится по НДС с суммы предоплаты.

Соответствующая декларация направляется в ФСН покупателем, весте с остальными отчетами.  Такое требование приводится в 171 статье Налогового кодекса.

Читайте также: Что такое нестационарный торговый объект и его особенности

Впрочем, исключения имеются. Они предусмотрены в руководстве по заполнению книги продаж. Данный нормативный документ был введен правительством в 2011 году. Там приводится ряд причин, при наличии которых оформление авансового счета разрешается отложить. Перечень их таков:

• предоплата перечислена за продукцию, на производство которой потребуется больше шести месяцев;
• аванс выплачен по операции, не подлежащей обложению НДС, или при наличии нулевой его ставки;
• плательщик налогов освобожден от НДС.

Часто встречаемые ошибки

Невзирая на то что все правила составления счета-фактуры после поступления авансового платежа четко прописаны в профильной нормативной базе, нередко налогоплательщики позволяют себе их игнорировать. В частности, довольно часто встречается ситуация, когда бухгалтер предприятия не считает необходимым за каждый факт предоплаты выдавать счет.

Некоторые суммируют все внесенные части аванса, отнимают от результата фактическую стоимость отгруженного товара, и если еще остается часть денег, то составляют счет-фактуру. При этом нередко это делается не чаще чем раз в три месяца.

В то же время другие вообще не затрудняют себя выписыванием этого документа при условии, что и аванс, и отгрузка вошли по времени в один и тот же фискальный период.

Следует отметить, что во всех вышеприведенных случаях бухгалтеры очень рискуют. Нередко вся эта самодеятельность выплывает наружу при проверках, проводимых сотрудниками ФНС.

За несоблюдение этого требования в частности грозит штраф:

• в единичном случае – 10 тысяч рублей;
• при системности нарушений – 30 тысяч.

Заполнение формы

В процессе составления документа в обязательном порядке необходимо указать такие сведения:

• порядковый номер счета и дата оформления;
• налоговые реквизиты продавца и покупателя;
• дата составления и присвоенный платежному поручению номер (при условии оплаты поставки деньгами);
• наименование денежной единицы, в которой был перечислен аванс;
• 3, а также и 4 строка не заполняются (ставиться прочерк);
• непосредственно в таблице, в первую графу вносят наименование товара или услуги (названия должны полностью соответствовать указанным в соглашении);
• в седьмой графе указывают ставку налога;
• в восьмой – общую его сумму;
• в девятой фиксируется размер аванса.

В тех ситуациях, когда требование на поставку товара оформляется после перевода предоплаты, в счете-фактуре разрешено указать общее название категории товара (к примеру «крепежные элементы»).

Кроме того, рекомендуется в графе, где указываются товары и услуги, также написать и номер контракта, на основании которого поставка осуществляется. Нельзя оставлять незаполненные строки и графы – закон требует в свободных от записей ячейках ставить обязательно прочерки.

Счет-фактура скрепляется подписью руководителя предприятия и главбуха, то есть теми должностными лицами, которые скрепляют своими автографами все фискальные документы, или уполномоченными служащими при наличии письменного внутреннего регуляторного акта.

Сама форма может быть заполнена как на компьютере, так и от руки на распечатанном бланке. Основное требование – разборчивость.