Как правильно оформить командировку бухгалтеру

Нередко встречаются организации, которые направляют своих сотрудников в разные командировки. Данная процедура необходима для того, чтобы представители той или иной организации заключали договора, реализовывали продукцию, совершали различные сделки и многое другое.

Как оформить командировку

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, нужно оформить соответствующий приказ о его направлении. Существует две формы документа:

• Т-9;
• Т-9а.

Первая форма необходима в том случае, когда в командировку едет один человек, а вторая, соответственно, оформляется в том случае, когда направляется несколько сотрудников.

В 2015 году были внесены некоторые изменения по данному вопросу в законодательстве. Они заключаются в том, что оформление командировочных удостоверений и служебных заданий, не требуется.

Для того чтобы осуществить выдачу наличных средств, необходимых сотруднику для пребывания в командировке, нужен всего лишь один документ – его называют распорядительным.

Выдается данная бумага руководителем компании.

Читайте также: Как правильно вернуть деньги покупателю из кассы

Необходимая для оформления документация

Для того чтобы правильно оформить командировку работнику, в первую очередь нужен приказ о направлении. В нем должны быть указаны фамилия и инициалы сотрудника, который претендует на данную командировку, а также структурное подразделение, место работы, должность, цель и место командировки.

Для подтверждения фактического срока командировки с 2015 года работнику, который был в отъезде, нужно представить проездные документы по возвращению. В случае если такие документы отсутствуют по той или иной причине, срок подтверждается документами по найму жилья. Если по каким-либо причинам документы были утеряны, сотрудник должен представить служебную записку.

Подобная записка предъявляется в следующих случаях:

1. Использование служебного транспорта.
2. Задействован личный транспорт.
3. Использование транспорта, которым работник управлял по доверенности.

В содержании записки должен быть указан срок пребывания в месте, где проходилась командировка. Также к данной записке следует приложить документы, которые подтверждают использование работником транспорта, использующегося для проезда.

Перечень необходимых документов:

• путевой лист;
• счета;
• квитанции;
• чеки.

Данный список касается только наземного вида транспорта.

Если же сотрудник в качестве транспорта, с помощью которого добирается до места командировки, выбирает самолет, тогда он должен представить следующее:

• квитанция электронного билета;
• квитанция на бумажном носителе;
• талон на посадку.

По мнению Министерства финансов РФ, посадочный талон, как обычный, так и электронный, который был получен при регистрации на рейс, должен содержать определенные реквизиты. Последние подтверждают потребление подотчетным лицом данной услуги. Таким реквизитом выступает штамп о досмотре. При отсутствии подобного штампа посадочный документ не является подтверждающим. Существует еще один факт доказательства того, что работник, направленный в командировку, воспользовался авиатранспортом – это справка, выданная организацией, которая содержит необходимую информацию о перелете.

Авансовый отчет

Сотрудник по возврату из командировки должен составить авансовый отчет. После проделанной процедуры работник обязан представить данный документ бухгалтеру или главному бухгалтеру. Такая процедура распространяется также и на заграничные командировки. Стоит обратить внимание на то, что авансовый отчет может быть составлен и в электронном виде, однако он должен быть заверен электронной цифровой подписью. К данному отчету также следует прилагать необходимую документацию, которая подтверждает расходы сотрудника во время командировки.

После получения бухгалтером необходимого отчета тот должен будет проверить сходство всех данных. Затем документ передается главному руководителю, чтобы он его утвердил.

Компенсация в случае отмены командировки

В том случае, если запланированная командировка по каким-либо причинам отменена, работник имеет право получить денежные средства за приобретенные билеты, которые не использовались им. Если командировка была запланирована за границей, тогда сотрудник может получить сумму, потраченную на оформление визы. В случае когда в командировке случается форс-мажор (непогода, поломка транспорта, наводнение), по причине которых сотрудник не имеет возможности вернуться обратно вовремя, компания должна обеспечить работника суточными и оплатить необходимое проживание до момента прекращения форс-мажора.

Читайте также: Как правильно оплатить налог на землю без квитанции

Для того чтобы отправиться в командировку от фирмы или компании, которая направляет, стоит помнить о тщательной подготовке. Нужно собрать необходимые документы, а также не забывать вести документацию, по окончании командировки которую нужно будет представить бухгалтеру в виде отчета. Что касается командировки за границей, то стоит своевременно оформлять визу, а также другие бумаги, чтобы беспроблемно перемещаться по странам.

Не нужно забывать и о том, что сотрудники направляются в командировку только при наличии их согласия в письменном виде. Каждый работник имеет право на отказ от рабочей поездки, если это может нанести вред его здоровью.

https://www.youtube.com/watch?v=jXiS6wy1OWA