Разные организации, фирмы и предприниматели, продающие товары или оказывающие услуги населению, принимая наличные средства либо банковские карты при оплате, должны проводить расчет только при помощи кассового аппарата. Каждый случай осуществления финансовых операций, при котором допускается отсутствие кассового аппарата, специально указан в законе. Один из них – оказание населению услуг.
В этом случае как конкретный предприниматель, так и компания может заполнять бланки строгой отчетности (БСО), а временами от них это даже требуется. Часть таких бумаг имеет утвержденную форму, а в иных случаях компания способна разработать свой вариант БСО с применением обязательных реквизитов.
Читайте также: Виды деятельности, подлежащие лицензированию
Кроме обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в бланке, главным требованием к нему считается изготовление в типографии, с применением специального оборудования. Только в этом случае можно обеспечить непрерывную нумерацию листов. Покупая подобные бланки (специального образца либо самостоятельно разработанные), предприниматель или компания обязаны обеспечивать их контроль, для чего применяется учетная книга БСО.
Большинство предпринимателей ищут форму книги учета бланков строгой отчетности, но в настоящее время утвержденного и единственно установленного образца ведения подобной документации не существует.
Есть экземпляры, напечатанные при помощи типографского оборудования, но они не всегда появляются в продаже и не для любой организации могут быть удобными. По этой причине для регистрации форм строгой отчетности допускается использовать любую амбарную или инвентарную книгу и даже стандартную школьную тетрадь.
Журнал учета позволяет зафиксировать поступление и применение бланков строгой отчетности. В большинстве случаев на левой стороне книги ставят отметки об их приобретении в типографии, при этом указывая номера. По мере израсходования бланков их регистрируют на правой стороне.
Списанию подлежат бланки, которые не использованы либо по каким-либо причинам не будут использоваться в дальнейшем, а также поврежденные и признанные недействительными.
Таким образом, проводя проверку книги учета БСО, контролирующая организация имеет возможность установить «судьбу» любого конкретного бланка.
Сколько хранится книга БСО и кто ее заполняет
Правила ведения и оформления учетной книги утверждаются локальным актом предпринимателя или организации. В таком документе должно отмечаться конкретное лицо, которое приняло на себя всю ответственность за получение, учет, правильное хранение, выдачу для использования бланков строгой отчетности. Именно этот человек может вносить записи в книгу учета по мере поступления и расходования БСО.
Сроки хранения журнала законом нигде не предусмотрены и не зафиксированы. Впрочем, исходя из длительности хранения корешков, списанных и испорченных бланков, составляющей 5 лет, можно заключить, что учетная книга сохраняется, соответственно, не меньше, чем последние документы, о которых в нее внесены записи.
Читайте также: Как рассчитать стоимость активов предприятия
Поэтому в указе об учете и использовании бланков обычно устанавливается срок для хранения журнала в 5 лет с момента внесения в него последней отметки. По истечении данного срока книга со всеми корешками и прочими бланками подлежит уничтожению, но не раньше, чем через 1 месяц после проведения последней проверки и инвентаризации.
Заполнение журнала учета БСО зачастую вызывает затруднения именно по той причине, что не существует типовой его формы. В законе присутствуют только самые основные требования. К примеру, в положении № 359, которое регламентирует правила ведения расчетов без применения кассовой техники, говорится, что журнал учета обязательно нужно прошить и полностью пронумеровать, на каждом листе должна присутствовать подпись управляющего (предпринимателя) и главного бухгалтера, и стоять оттиск печати организации (предпринимателя).
О ведении записей в самой книге учета можно добавить то, что они вносятся в довольно свободной форме. При регистрации бланков делается отметка, содержащая информацию о компании, в которой изготовлены или закуплены бланки, номер каждого из них и дату поступления. Если бланки (такое бывает чаще всего) соединены в книги, достаточно записать номера первого экземпляра в блоке и последнего.
В журнале учета абсолютно не обязательно делать отметки о каждом бланке, который выписывается покупателю. Зачастую они передаются представителю, ведущему непосредственный расчет с населением, в количестве, достаточном для работы на протяжении определенного периода. Если это отдельные листки, то можно выдавать их ежедневно, если скрепленный блок, то необходимо выдавать целый блок. При этом, опять же, отмечается дата, номера полученных бланков, обязательны подписи человека, ответственного за правильное ведение книги учета, и лица, получившего бланки.
Читайте также: Получение кодов статистики для ИП и ООО на сайте Росстата
После этого они применяются по прямому назначению, тогда ответственное лицо должно сдать заполненные корешки. Бланк можно испортить. В этом случае в журнале учета делается конкретная запись с указанием причин и номера испорченного бланка, а он сам также сохраняется.